Занимаясь бизнес-консультированием, довольно часто приходится сталкиваться с такой позицией руководства и рядовых сотрудников компаний(а зачастую— и самих секретарей), что секретарь— это "проходная" должность. Профессия, которая не требует ни особой квалификации, ни особых знаний. Но при этом на секретаря возлагают вполне нешуточные обязанности— от оформления первичной бухгалтерской документации до кадрового делопроизводства. Давайте подумаем, насколько это грамотно.
Среди объявлений о вакансии на должность секретаря можно встретить такие объявления:
Обязанности:
телефонные звонки;
документооборот бумажный (входящая, исходящая документация);
сканирование, ксерокопирование;
подготовка переговорной комнаты;
чай, кофе, сервирование для гостей.
Требования:
пол: женский;
возраст: 20-30 лет;
грамотность в речи и в печатании текста;
опрятный внешний вид;
образование: не имеет значения;
MS Office, уверенный пользователь ПК;
ответственность;
исполнительность;
стрессоустойчивость;
неконфликтность;
умение работать к команде;
организованность.
-------------------------

Ваши обязанности:
Проводить поиск и привлекать соискателей в компанию
Проводить интервью
Обучать стажёров
Проверять и заполнять отчёты и документацию филиала
Обеспечивать сотрудников должностными инструкциями
Контролировать работоспособность компьютеров и телефонов в офисе
Принимать и передавать корреспонденцию
Выполнять поручения руководителя
Предоставлять ежедневно отчёт руководителю
Обязательные требования:
Возраст 18-25лет
Уверенный пользователь ПК и прочей оргтехники
Знание программ MS Office и другие
Стремление к обучению
Внимательность
Желание обучать
Умение находить общий язык с людьми
Желательные требования:
Умение сопоставлять информацию и делать правильные выводы
Умение ясно излагать свои мысли
Нацеленность на результат
Настойчивость
-----------
В первом объявлении обязанности и требования сопоставимы. Во втором случае мы видим их полную несовместимость. Как 18-летняя девочка или молодой человек могут проводить собеседования с соискателями, скажем, 30-40 лет? Или обеспечивать сотрудников должностными инструкциями? Или проводить обучение стажёров, скажем, продавцов. Откуда у них знания, например, правил оформления входящей-исходящей документации или унифицированных форм? Неудивительно, что со временем в компаниях, где нарушен баланс требований к кандидату и его функционала, перед руководителем возникает дилемма: или искать нового секретаря, или всё делать самому. Если, конечно, события не развиваются по более печальному сценарию— в компанию приходит проверка трудовой инспекции! И начинается:
- неверно оформлены приказы,
- неправильно ведутся журналы,
- должностные инструкции составлены с нарушениями....
И включается счётчик штрафных санкций...
Знакомая картина?
Но всегда есть выход!
Начните с того, что чётко определите функции секретаря. В «Квалификационном справочнике должностей

руководителей, специалистов и других служащих» есть три категории секретарей:
1. Секретарь-машинистка
2. Секретарь руководителя
3. Секретарь-стенографистка
В первом и третьем случае требуется начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы. А вот во втором случае требуется высшее профессиональное образование и опыт работы от двух лет.
Конечно, в наш век интернета и разнообразия оргтехники некоторые функции секретаря канули в Лету, но многие остались, как остался и сам Квалификационный справочник. Поэтому, обратившись к нему, можно очень быстро и грамотно составить как требования к соискателю, так и должностную инструкцию будущему секретарю.
Если же в вашей компании уже есть секретарь, то стоит провести его аттестацию. И при необходимости направить сотрудника на краткосрочные курсы.
Существует множество программ, которые дадут Вашему секретарю возможность повысить свой профессиональный уровень и помогут оптимизировать работу всей компании в целом. Среди них:
«Документооборот и делопроизводство в современной компании»
«Электронный документооборот»
«Тайм-менеджмент»
«Деловой этикет»
«Эффективный помощник руководителя»
«Технические средства современного офиса»
и многие другие.
Было бы желание профессионально расти. Но об этом мы поговорим в следующий раз.

Руководитель отдела корпоративного обучения УЦ"ЗНАК",
бизнес-консультант, психолог,
Гуревич Е.Н.